En el intrincado mundo de las relaciones laborales en México, el acta administrativa se presenta como una herramienta clave y estratégica para cualquier empresa. No se trata solo de un trámite administrativo; es el fundamento que documenta y da fe de las acciones y omisiones de un trabajador que infringe las normativas internas, el Reglamento Interior de Trabajo, las políticas, los procedimientos o, en términos más amplios, la propia Ley Federal del Trabajo (LFT).

Su relevancia radica en su capacidad probatoria. En caso de un litigio, ya sea por una rescisión de contrato justificada o por la imposición de una medida disciplinaria, el acta administrativa se convierte en la prueba documental más sólida que respalda la versión del empleador. Sin este respaldo, la defensa de la empresa se ve considerablemente debilitada, dejando la decisión en manos de la interpretación subjetiva de las autoridades laborales, quienes a menudo aplican el principio pro operario (en caso de duda, a favor del trabajador).

Registrar una hecho violatorio, no solo justifica una acción correctiva, sino que también establece un historial objetivo y cronológico del comportamiento del empleado. Esto es vital para evidenciar patrones de conducta inapropiada, como faltas de probidad, indisciplina recurrente o una disminución voluntaria y sostenida del rendimiento. Un acta bien elaborada, que cumpla con las formalidades legales, se convierte en un testimonio imparcial que protege a la organización contra acusaciones de despidos injustificados, discriminación o acoso.

En resumen, no documentar las incidencias es como navegar en una tormenta sin brújula: se pierde el rumbo, la certeza y, sobre todo, la capacidad de defender la posición de la empresa con hechos concretos y no con meras suposiciones.

Ahora bien, para vincular correctamente las obligaciones y prohibiciones de los trabajadores con las normativas y garantizar la validez de cualquier medida disciplinaria, incluyendo el despido justificado, es indispensable seguir un procedimiento riguroso. A continuación, se enlistan los pasos más importantes.

1. Establecimiento de un Marco Normativo Interno Claro

Todo comienza con la prevención y la claridad. La empresa debe contar con:

• Contrato Individual de Trabajo: Debe especificar claramente las condiciones laborales, el puesto, las funciones principales y la jornada.
• Reglamento Interior de Trabajo (RIT): Este es el documento clave. Debe estar depositado ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral. El RIT establece de manera precisa las obligaciones, prohibiciones, jornadas, horarios, medidas disciplinarias permitidas (amonestaciones, suspensiones de hasta 8 días sin goce de sueldo) y las normas de seguridad e higiene. Es la “ley” interna del centro de trabajo.
• Políticas y Procedimientos: Manuales, códigos de conducta, políticas de uso de herramientas, etc., que deben ser comunicados fehacientemente a todo el personal.

2. Identificación y Notificación de la Falta

Una vez que se detecta una posible violación, se debe actuar de inmediato.

• Identificar la Falta: Se debe determinar qué norma específica del RIT, de la LFT (Artículos 47, 134 y 135) o de las políticas internas fue violada.

3. Instrumentación Correcta del Acta Administrativa

Este es el paso procesal más crítico y difícil, decidir con certeza que debe sancionarse, no es cosa fácil, y debe cumplir con ciertas formalidades para garantizar su validez legal.

• Presencia de las Partes: Deben estar presentes el trabajador implicado, su representante sindical (si aplica), un representante de la empresa (generalmente de RRHH o su jefe directo) testigo presencial de los hechos y dos testigos de asistencia. Los testigos deben ser imparciales, presenciar todo el acto y no tener un interés directo en el resultado.
• Relatoría de Hechos: El acta debe iniciar con una descripción detallada, circunstanciada y pormenorizada de los hechos que motivan el acta. Debe responder a las preguntas: ¿Qué pasó?, ¿Quién lo hizo?, ¿Cómo ocurrió?, ¿Cuándo (fecha y hora)? y ¿Dónde? La narración debe ser objetiva, clara y precisa, es decir, modo tiempo, lugar y circunstancia.
• Declaración del Trabajador: Se debe conceder el uso de la voz al trabajador implicado para que manifieste “lo que a su derecho convenga”. Su declaración debe transcribirse íntegramente en el acta. Este es su derecho o garantía de audiencia, y omitirlo puede invalidar el documento. La única razón para no darle el uso de la palabra, es que no asista a laborar.
• Declaración de Testigos: Si hubo testigos presenciales de la falta, es ideal que declaren en el acto y su testimonio se asiente en el acta.
• Cierre y Firmas: Una vez asentado todo, se da lectura final al acta. Deben firmarla todos los que en ella intervinieron: el trabajador, el representante de la empresa, los dos testigos de asistencia y el representante sindical, si lo hubo. La negativa del trabajador a firmar no invalida el acta, siempre y cuando los testigos firmen y se haga constar dicha negativa en el propio documento.

4. Aplicación de la Medida Disciplinaria o Rescisión

Con el acta como soporte, la empresa puede proceder.

• Sanción Disciplinaria: Si el hecho amerita una sanción menor (según el RIT), como una amonestación o suspensión, se le notifica por escrito al trabajador, haciendo referencia al acta levantada.
• Aviso de Rescisión (en caso de despido): Si la falta cometida es una de las causales de rescisión señaladas en el Artículo 47 de la LFT (faltas de probidad, más de tres faltas injustificadas en 30 días, etc.), la empresa debe entregar al trabajador un aviso de rescisión por escrito. Este aviso debe detallar claramente la conducta o conductas que motivan el despido y la fecha en que se cometieron. Si el trabajador se niega a recibirlo, el patrón deberá solicitar su notificación al Tribunal Laboral competente dentro de los cinco días hábiles siguientes. Con la reforma laboral de de 2019, se incorpora un discreto mecanismo que define una salvedad a esta notificación mediante aviso personal o del tribunal, pero solo materializa si existen pruebas que en un posible juicio deban presentarse para evidenciar la naturaleza del despido justificado.

El seguimiento meticuloso de estos pasos no solo asegura el cumplimiento de la legislación laboral, sino que también promueve un ambiente de trabajo justo y transparente, donde las reglas son claras y las consecuencias de su incumplimiento están debidamente fundamentadas y documentadas.

MDL Ernesto Segovia Castellot

Director General

Nande Consultores del Sureste